La documentación necesaria para las exportaciones e importaciones es más compleja que la que debe elaborarse para las ventas nacionales debido a las especiales características del comercio exterior: distancias geográficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilización de distintos medios de transportes, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en cada envío dependerán de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado). Si el exportador entrega la mercancía en el país de destino (vende en términos “C” o “D”), deberá facilitar al comprador más documentos que si lo hace en el país de origen (Ex Works o términos “F”).
Una operación de comercio exterior, generalmente, se plasma en un contrato (compraventa, distribución, etc.) o en una orden de pedido. A partir de ahí es necesario elaborar una serie de documentos que tendrán que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas (exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas , etc.). En caso contrario pueden originarse retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operación. Por ello, es importante conocer con detalle cómo deben cumplimentarse cada uno de los documentos y la secuencia operativa en los que se producen.
En el comercio internacional, los documentos tienen una vital importancia ya que:
• Confieren la titularidad de la mercancía.
• Demuestran que la misma está asegurada ante posibles riesgos.
• Atestiguan su calidad o cantidad.
